Yêu cầu báo giá

Hình minh họa. Nguồn: cdn.searchenginejournal.com

Yêu cầu báo giá

Khái niệm

Yêu cầu báo giá trong tiếng Anh là Request for Quote.

Yêu cầu báo giá là lời đề xuất gửi bởi một công ty tới nhà cung cấp, yêu cầu nhà cung cấp gửi báo giá và đặt giá thầu cho cơ hội thực hiện một số nhiệm vụ hoặc dự án cụ thể.

Yêu cầu báo giá thường là bước đầu tiên trong quá trình gửi đề nghị mời thầu. Hai tài liệu này tương tự nhau, vì chúng cung cấp chi tiết về dự án hoặc dịch vụ cần thiết, nhưng yêu cầu báo giá thường đòi hỏi báo giá chi tiết hơn. 

Nội dung của yêu cầu báo giá

Ngoài giá cả, yêu cầu báo giá có thể bao gồm các chi tiết như điều khoản thanh toán, các yếu tố có thể ảnh hưởng đến lựa chọn giá thầu của công ty, thời hạn gửi,v.v... 

Ví dụ một cơ quan chính phủ muốn mua 500 máy tính với dung lượng ổ cứng và tốc độ xử li cụ thể sẽ gửi yêu cầu báo giá cho một số nhà cung cấp là nhà thầu tiềm năng.

Bởi vì mẫu yêu cầu báo giá là thống nhất trong mỗi công ty, khi chúng được gửi lại cùng với báo giá của các nhà cung cấp, công ty chào mời có thể so sánh chúng một cách dễ dàng. 

Thông thường, một quy trình yêu cầu báo giá được chia thành 4 phần:

- Giai đoạn chuẩn bị

- Giai đoạn xử lí 

- Giai đoạn công bố

- Giai đoạn kết thúc

Công ty thường sẽ trao hợp đồng cho nhà cung cấp đáp ứng các tiêu chí đủ điều kiện tối thiểu và đưa ra giá thầu thấp nhất.

Ưu nhược điểm của việc sử dụng yêu cầu báo giá

Yêu cầu báo giá không phải là thông báo công khai. Công ty chào mời chỉ gửi yêu cầu báo giá cho các doanh nghiệp mà họ tin tưởng, nên không cần phải chuẩn bị tài liệu dài dòng. Ngoài ra, không giống như chào mời công khai, một công ty chỉ có thể nhận lại số báo giá bằng với các yêu cầu báo giá mà nó gửi đi, điều này cũng giúp tiết kiệm thời gian.

Sử dụng yêu cầu báo giá giúp giảm thời gian cần thiết để mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ. Nó cũng cung cấp một mức độ bảo mật vì một công ty sẽ chỉ nhận được giá đấu thầu từ các nhà cung cấp mà họ tin tưởng. 

Mặt khác, vì yêu cầu báo giá hạn chế số lượng nhà cung cấp tham gia, doanh nghiệp có thể bỏ lỡ việc nhận được mức giá thấp nhất hoặc tìm hiểu về các nhà cung cấp chất lượng cao mới.

Khi một công ty nhận được báo giá phản hồi từ nhà cung cấp, đó không phải là một đề nghị hay hợp đồng ràng buộc. Doanh nghiệp mời chào sẽ gửi cho nhà cung cấp đã chọn một đơn đặt hàng, đó là một hợp đồng qui định các điều khoản và điều kiện của công việc. Khi  nhà cung cấp chấp nhận và kí đơn đặt hàng, hợp đồng bắt đầu có hiệu lực.

(Theo investopedia)