Ước tính các nguồn lực và thời gian thực hiện hoạt động

Ước tính các nguồn lực và thời gian thực hiện hoạt động

Khái niệm

Ước tính các nguồn lực thực hiện hoạt động trong tiếng Anh được gọi là Estimate Activity Resources.

Ước tính các nguồn lực thực hiện hoạt động là quá trình ước tính chủng loại và số lượng nguyên liệu, nhân lực, thiết bị, vật liệu để thực hiện từng hoạt động. 

Ước tính các nguồn lực thực hiện hoạt động cần xuất phát từ các yêu cầu của mỗi hoạt động để xác định nguồn lực cho việc thực hiện từng hoạt động. 

Các nguồn lực, ví dụ, nguồn nhân lực có thể phân loại chi tiết theo các lĩnh vực chuyên môn sâu cụ thể: thợ điện, thợ cơ khí, thợ mộc, thợ nề; và cấp bặc nhất định: mới vào nghề, thuần thục, lành nghề.

Nguyên tắc chung

Một số nguyên tắc chung trong ước tính các nguồn lực thực hiện hoạt động

- Người ước tính am hiểu sâu về hoạt động 

Những người tham gia vào ước tính các nguồn lực và thời gian thực hiện công việc phải là những người có kiến thức và kinh nghiệm chuyên sâu về công việc. 

Ví dụ nhóm dự án thiết kế một mẫu ô tô mới phải am hiểu về những thành tựu mới nhất trong công nghệ chế tạo ô tô tự động. Nhóm dự án xây dựng phải am hiểu về các tiêu chuẩn và định mức áp dụng trong ngành xây dựng.

- Sử dụng nhiều người cùng tham gia ước tính 

Mỗi người tham gia ước tính đều bị ảnh hưởng bởi những sai lệch mang tính cá nhân nhất định cho nên để hạn chế những sai lệch này nên sử dụng nhiều người cùng ước tính cho từng vấn đề. 

Thông qua sự bàn bạc trao đổi giữa những người tham gia sẽ giúp hạn chế bớt sự cực đoan trong việc đưa ra những con số ước tính mà không phản ánh đúng tình hình thực tế.

- Ước tính trong điều kiện bình thường 

Điều kiện bình thường về nguồn lực huy động, chuyên môn, phương pháp làm việc, cường độ làm việc, thời gian làm trong ngày trong tuần và các điều kiện khác.

Các phương pháp ước tính

- Ước tính và đánh giá của các chuyên gia

Một phương pháp ước tính được cho là tin cậy nhất chính là ước tính của các chuyên gia có kinh nghiệm trong việc thực hiện các hoạt động ở các dự án tương tự trước đó.

- Phương pháp tương tự hoặc dựa trên tiêu chuẩn

Dựa trên tính tương tự với dự án trước trên các khía cạnh như thời hạn hoàn thành, kinh phí, qui mô, mức độ phức tạp, để làm cơ sở cho việc ước tính nguồn lực và thời gian thực hiện từng hoạt động với sự điều chỉnh phù hợp cho dự án mới.

- Phương pháp tham số

Phương pháp tham số dựa trên mối quan hệ thống kê trong quá khứ giữa các đại lượng để ước tính các nguồn lực, thời gian và chi phí thực hiện hoạt động.

- Phân tích dự phòng

Ước tính nguồn lực thực hiện công việc có thể bao gồm cả nguồn lực dự phòng áp dụng cho mức độ rủi ro trong quá trình thực hiện công việc. 

(Tài liệu tham khảo: Quản trị dự án, TS. Nguyễn Quốc Duy, Cục Phát triển doanh nghiệp, Bộ Kế hoạch và đầu tư, 2012)